Gelegentlich reichen Auftraggebern die üblichen Bearbeitungszeiträume nicht aus – sie brauchen schnellere Ergebnisse. Dafür kann es eine ganze Reihe von Faktoren geben, z.B.: 

Lieferantenwechsel: Aufgrund von Problemen in der Lieferkette oder wegen Insolvenz eines Lieferanten muss auf eine andere Bezugsquelle ausgewichen werden. Um Produktionsausfälle oder Lieferverzögerungen zu vermeiden, muss das neue Material schnell getestet werden. Genügt es den Anforderungen bzw. entspricht es dem bislang verwendeten Werkstoff?  

Qualitätssicherung: Es könnte ein Problem in der laufenden Produktion geben, das sofortige Prüfungen erfordert, um die Qualität sicherzustellen oder Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. 

Endkundenanforderung: Der Abnehmer verlangt ein zusätzliches Zertifikat oder ein Datenblatt mit spezifischen Kennwerten, die bislang nicht vorlagen. 

Fristen: Es gibt gesetzliche oder vertragliche Fristen, die eingehalten werden müssen, um rechtliche Konsequenzen oder Vertragsstrafen zu vermeiden.

Forschungsprojekte: In Forschungs- und Entwicklungsprojekten können dringende Prüfungen erforderlich sein, um neue Werkstoffe oder Produkte schnell zu validieren, etwa wenn an anderer Stelle bereits Verzögerungen aufgetreten sind, die wieder aufgeholt werden müssen. 

Notfallprüfungen: Bei Unfällen oder unvorhergesehenen Ereignissen kann eine schnelle Analyse der Kunststoffe oder Bauteile erforderlich sein, um die Ursache zu ermitteln und Sicherheitsprobleme zu lösen bzw. ein Ausfallrisiko abzustellen. 

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Das A und O einer schnellen Auftragsabwicklung ist eine klare Definition der benötigten Ergebnisse. In der Regel handelt es sich bei eiligen Aufträgen um Standardprüfungen, also Tests anhand von Normen und Standards, die häufig bereits die Prüfkriterien und -bedingungen beinhalten. Wenn Auftraggeber bereits die entsprechenden Normen kennen, können sie die benötigten Prüfkörper in den normgerechten Ausprägungen vorbereiten und bereitstellen. 

Falls dies nicht der Fall ist, werden im Beratungsgespräch mit einem oder mehreren kompetenten PSM-Mitarbeitern die relevanten Normen herausgearbeitet. So können dann auch die entsprechenden Vorgaben für die Prüfkörper besprochen und festgelegt werden. Das bedeutet unter Umständen einen zusätzlichen Zeitaufwand. Für das Labor zählt die vereinbarte Abwicklungsfrist in der Regel ab dem Tag des Eingangs der Prüfkörper. 

Verzögernd auf die Auftragsbearbeitung wirken neben fehlenden Informationen zu den Verfahren und Prüfbedingungen auch nachträgliche Änderungen. Diese kommen im Laboralltag oft vor. falsche Angaben zu den Prüfgegenständen, der Anzahl der Versuche oder den Prüfparametern lassen sich normalerweise noch kurzfristig berichtigen. Bei eiligen Aufträgen sind solche Korrekturen allerdings Gift. Auch deshalb ist eine sorgfältige Vorbereitung Pflicht. 

💡 Tipp: Je besser die Vorbereitung, desto schneller das Ergebnis. Wir sind Ihnen gerne dabei behilflich.

Jedes Labor muss versuchen, seine Abläufe so effizient wie möglich zu organisieren. Bei PSM setzt man dazu auf ein gemischtes System. Im Prinzip werden Aufträge zwar nach Reihenfolge des Eingangs abgearbeitet. Jedoch werden gleichartige Prüfmethoden gebündelt. 

Das kann bedeuten: An einem Tag finden Biegeversuche statt, an einem anderen Tag Kerbschlag-Prüfungen und wieder an einem anderen Tag die Zugversuche. Dies minimiert die Umrüst-Zeiten in den Laboren, die nicht ständig Auftrag für Auftrag immer wieder umgebaut werden müssen. 

Die Abwicklung erfolgt bei PSM in einem standardisierten Prozess mittels eines internen Projekt-Boards, so dass bei eiligen Aufträgen problemlos die nötige Priorisierung erfolgen kann. Tatsächlich gelingt es PSM auf diese Weise, je nach Auftragsumfang Durchlaufzeiten von 3 Tagen bis zwei Wochen zu realisieren.

Statt standardisierter Auftragsaufnahme mittels Online-Portal, wie es teilweise bereits praktiziert wird, setzt man bei PSM weiterhin auf Kundennähe und Flexibilität. Im Beratungsgespräch können Unklarheiten beseitigt und Anforderungen geklärt werden, so dass man sich auf darauf einigt, welche Prüfungen wirklich dringend sind und welche Voraussetzungen der Kunde schaffen muss, damit das Labor mit der Bearbeitung starten kann. 

In einem gewissen Rahmen lassen sich Aufträge priorisieren, um den Kunden entgegenzukommen. Hier wird beachtet, dass für die anderen Kunden die vereinbarte Lieferfrist nicht gefährdet wird. Auch das Engagement der PSM-Mitarbeiter ist dabei nicht zu unterschätzen. Da wird dann eben mal der Feierabend am Freitag vom frühen Nachmittag auf den Abend verschoben, weil der Kurierdienst später kommt, die Prüfkörper aber noch vor dem Wochenende für einen 60-Stunden-Zyklus in den Klimaschrank verbracht werden müssen. 

Wenn aber Flexibilität und Goodwill nicht mehr ausreichen, dann besteht immer noch die Möglichkeit, einen Express-Auftrag zu buchen – gegen einen entsprechenden Aufschlag. Damit werden dann zusätzliche Aufwände, wie Überstunden oder zusätzliche Umbau-Zeiten bei den Prüfmaschinen abgegolten. So lassen sich auch Eilaufträge für Standardprüfungen, die nicht den Rahmen sprengen mit Durchlaufzeiten von bis zu einer Woche vereinbaren. 

Es gibt immer wieder Situationen, in denen eine schnelle Bearbeitung von Prüfaufträgen benötigt wird. Die Eile des Auftraggebers darf jedoch nicht auf Kosten der Sorgfalt bei der Beratung und Durchführung der Prüfungen sowie der Interpretation der Prüfergebnisse gehen. Eine effiziente und flexible Planung der Aufgaben kann bereits beim „normalen“ Abarbeiten der Aufträge für kurze Durchlaufzeiten sorgen. Wenn dies nicht reicht, ist man bei PSM auch bereit, mit zusätzlichen Personalressourcen den Kundenwunsch nach schnellen Ergebnissen zu erfüllen. 

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